MODUL MICROSOFT ACCESS , KKPI KELAS XI SEMESTER GENAP 2013

MODUL KKPI

 

Microsoft Office

 ACCESS 2007

Metode Belajar Cepat Menguasai  Access 2007

Tutorial dan Lembar kerja

MATERI DASAR MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Materi  Dasar

 

                PENDAHULUAN

Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang  digunakan untuk merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports

                MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007

4

3

5 55

6

2

1

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office Access 2007.Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started WithMicrosoft Office Access page seperti pada gambar.

7

               

KOMPONEN  ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen untuk mempermudah pengoprasian.

1.       Office Button

Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.

2.       Quick Access ToolBar.

Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access 2007.misal; Save, Undo, Redo.

3.       Title BarBerfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.

4.       Minimize ToolUntuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.

5.       Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor.

6.       Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007

7.       Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing –masing grup terdapat beberapa tombol perintah.

 

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan  Klik tombol Office →Exit Access atau Close pada sudut kanan atas jendela Access 2007.

PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :

Fields

 

Nim	Nama	Alamat	Nilai UNAS	Nilai UAS
01	Nina	Jakarta	90	90
Records 02	Devi	Malang	80	70
03	Zatira	Yogyakarta	80	80

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan Recods adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN :

Field Name      : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.

Data Type        : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :

Text	Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca
Memo	Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf, spasi dan tanda baca.
Number	Data berupa angka untuk perhitungan matematika
Data/Time	Data Berupa tanggal dan waktu
Currency	Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik
Auto Number	Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan nilainya tidak dapat dirubah
Yes/No	Data masukan yang berupa penyangkalan
OLE Object	Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.
Hyperlink	Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web
Lookup Wizard	Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box

Description      :Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.

Primary Key    : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel  atau sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar Kunci)

MEMULAI LEMBAR KERJA

Memulai lembar kerja  baru dari getting started dipilih Blank Database→File Name→Create

Create : Untuk Membuka jendela dokumen

.accdb : file ekstensi Access Database

PEMBUATAN TABEL

Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel.

Pada menu Tab pilih Create →Table Design

Setelah field name dan Data Type sesuai format yang diinginkan dan berikan Primary Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftar karyawan→ OK

MEMBUAT FORM

Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi, salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.

Pada menu Tab pilih   Create →More Forms→Form Wizard

 

Untuk memindahkan semua field pilih  >>Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal: Columnar→Next

Selanjutnya pilih Style form→Nextdan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finish

Tombol Navigasi pada Form Wizard

·         Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields satu persatu

·         Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields secara bersamaan

·         Tombol “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields satu persatu

·         Tombol “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields secara bersamaan

MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN FOOTER)

Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya  dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga anda menambahkan  Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home→View→ :

Form View          :   Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi

Layout View       :   Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.

Design View      : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis , Image, persegi panjang dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada bagian Form Header.

Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang tempat area form.

 

PEMBUATAN REPORT

Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke media cetak atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karena menyediakan fasilitas Refort Wizard  yang mampu digunakan untuk merancang berbagai bentuk Report. Anda dapat menampilkan semua field dan record dari sebuah table, form yang telah diisi serta memodifikasi laporan pada jendela  Layout dan Design View.

Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah kerjanya klik Create→Report Wizardsehingga akan tampil kotak dialog  report wizard pertama

Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama field dari kolom Available Fields ke  kolom Selected Fields (caranya seperti pembuatan Form)

Klik Next untuk melanjukan proses. Anda diminta untuk menentukan nama field tertentu yang dapat digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil report yang diinginkan.

Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada  kotak ini anda diminta untuk menentukan nama field yang dapat digunakan sebagai kunci pengurutan untuk masing –masing group untuk report. Pola pengurutan secara Ascending(menaik) dan Descending(menurun)

Klik Next  untuk memilih pola atau bentuk tampilan report pada bagian layout dengan berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape (kertas mendatar)

Pada kotak wizard tentukan salah satu nama style untuk report, Klik tombol Next.

Selanjutnya anda diminta memberikan nama title untuk report. Secara default nama report akan disamakan dengan nama table atau form sebagai sumber data pembuatan report.Anda dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif dan mudah untuk diingat.Setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri pembuatan report dan laporan yang telah terbentuk pada gambar dibawah ini:

MEMODIFIKASI REPORT

Memodifikasi report sama dengan memodifikasi  Form  yaitu :pada struktur Report(Header, Detail, Footer) dengan cara Home→View→ :

Report View       : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi.

Print Preview    : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen

Layout View       : Untuk melakukan perubahan pada Report

Design View       :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya.

                Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form yang telah dibuat.

DAFTAR PUSTAKA

            Microsoft Office Access 2007.CV. Andi offset Yogyakarta, Tahun 2007.

            Tutorial Microsoft Access 2007, www. Rudytarigan.com